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企业人事档案管理浅议
来源:河南职称论文网           作者:admin           时间:2016-10-18           点击数:
摘要:人事档案在人们的生活中扮演中重要角色,本文从档案管理的任务、档案管理中存在的问题以及对策论述了档案的重要性。
关键词:人事;档案;管理
在现代企业劳动用工管理中,人事档案的作用包括:人事档案管理部门可以据此作为职工政审手续的依据;提供婚姻状况证明;为职工提供身份认定和办理社会保险;为职工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;为职工办理工资调整;出具与人事档案有关的证明材料等等。
一、人事档案管理的含义及任务
1、人事管理的含义
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
维护档案的完整与安全,既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求,也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲,维护档案的完整与安全,更是档案管理工作中心任务,这是因为档案管理工作这个环节,是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲,档案管理工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的等因素作斗争的工作过程。简言之,档案管理工作也应该做到四不:不散(不使档案分散)、不乱(不使档案相互混乱)、不丢(档案不丢失不泄密)、不坏(不使档案遭到损坏)。
2、档案管理工作的具体任务是:
(1)防治档案的损坏
要了解和掌握档案损坏的原因和规律,通过经常性的具体工作,采取专门的有的放矢技术措施和方法,最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响,从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。
(2)延长档案的寿命
档案保管管理工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏,而且还要从根本上采取更为积极的措施,尽可能最大限度地延长档案的寿命,或者说,尽可能延长档案被自然损坏的时间。
(3)维护档案的安全
维护档案的安全,一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去;另一方面是指档案作为一种职工个人重要的人生资料,要在整个企业范围内,不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失或不完整,造成职工思想上的不稳定。
二、职工人事档案管理中存在的主要问题
职工人事档案是对职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录, 它关系到职工的切身利益,是职工接续社会保险、享受各项福利待遇、解决劳动纠纷的重要依据;随着社会的进步和发展,原有的企业职工档案管理办法已经不能满足新型劳动力市场的需求,在工作中遇到了很多问题。
1、现行企业职工档案管理体制与劳动力市场发展不相适应
现在企业职工档案没有统一管理,给企业基础管理工作带来许多麻烦,既不利于维护职工个人利益,也不利于劳动力合理有序流动,又不利于建设科学、规范的劳动力市场。部分企业对档案管理的重视程度不够,职工档案无人问津,甚至丢失,职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里,有的企业负责人为达到控制职工的目的,扣押档案不给,使职工办不成调动手续。这些问题的出现,影响了档案管理的严肃性,更侵害了职工个人利益。
2、职工档案材料的客观性、准确性、完整性差
由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料,致使有的档案错漏百出,职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致,工作经历记录不完整等。有些企业的领导认为职工档案没什么用处,不给新招职工建立档案, 甚至随意更改,给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续时增加了困难。如档案年龄前后不一致,出现多个参加工作时间,个人经历前后记录不完整等。
3、档案管理的软硬件不适应形势发展的需要
档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要工作人员具有较高的政治思想素质和业务能力。多数档案室设备陈旧,管理手段落后,防火、防潮、防蛀等达不到标准,档案管理只满足于不丢失,装进袋子,锁进柜子,没有充分利用档案资源管理职工队伍。
三、加强职工档案管理的对策
职工档案主要包括学历材料(毕业生登记表、学历证明等)、工人录用材料(包括招工、子女补充、工人转正定级等)、入党入团材料(包括入党入团的申请书、志愿书、转正材料等)、工资表、奖励呈报审批表、处分决定及解除决定、培训结业成绩表和评定技能的审批材料、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、退休(退职)审批表等。然而,由于种种原因,现行的档案管理制度已经落后于时代,因此提高和改进现有的档案管理工作迫在眉睫。
1、建立与劳动力市场发展相适应的企业职工档案管理体制
为适应企业经济发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。单位应尽快制定职工档案管理办法,进一步明确职工档案管理范围、内容、方式、标准等。
2、企业领导要高度重视职工档案管理
制定规范有效的管理制度,定期检查,发现问题,及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员业务水平。针对目前职工档案管理存在的诸多问题,在规定时期内对所有职工档案进行全面的清理、规范,确保职工档案的完整、真实、准确。
3、使职工档案管理更加规范化、科学化
对职工档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。有条件的单位要利用计算机网络技术,逐步建立职工个人档案与养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、再就业等系统化管理体系,通过科学的管理,为企业提供便利的服务,有效地保障职工和企业利益,充分发挥劳动用工部门的服务职能,提高办事效率,使档案管理工作科学规范化。
四、若使职工档案更加规范和完整,还需注意以下几点
1、要准确把握档案资料的时效性
档案资料要及时入档,不能拖延时间,否则,就会造成档案资料无序、混乱甚至丢失。
2、要明确归档的重点
在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料的区别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案的利用效率和效果。
3、要注意维护档案的完整性
在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住档案的入口关,使不该归档的文件混入其中,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是要把同类并具有内在联系的文件材料组织在一起,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
综上所述,人事档案管理是一项基础性、技术性很强的工作,如果能从以上几个方面理清思路, 采用先进的现代化管理方式,人事档案管理就会更加规范与完整。只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将为社会经济发展提供强有力的保障。
参考文献
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[3] 唐晶;当前我国人事档案管理发展方向的探索[D];山东大学;2007年
[4] 曹春红,乔军;当前流动人员人事档案管理工作存在的问题及改进建议[J];陕西教育学院学报;2004年04期

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